Aprenda como escrever documentos para o trabalho

Escrever relatórios, atas, requerimentos, projetos e comunicados faz parte da rotina de muitas profissões. Porém, elaborar textos para esses documentos de forma que transmita informações claras e diretas não é fácil. Para te ajudar a não se desesperar perante a uma folha em branco, o administrador e consultor de empresas, Carlos Frederico Corrêa Ferreira, dá dicas de como melhorar sua comunicação escrita dentro da empresa.

Segundo Carlos, o erro mais frequente ainda é o de português, sendo esse o mais grave. “Contudo, existem outras falhas que também são recorrentes em alguns documentos como, por exemplo, falta de clareza em relação aos seus objetivos, escopo mal formulado, tipo de linguagem inadequada,” destaca.

Relatório – Para escrever um bom relatório é necessário conhecer antes o funcionamento interno da empresa e buscar o modelo utilizado por ela. “Além disso, o profissional deve estar por dentro das questões estratégicas, ser claro e objetivo em sua comunicação e ter um poder de síntese.”

Projeto – “Um projeto tem uma linguagem própria voltada para o público empresarial,” ressalta Carlos Frederico. De acordo com ele, é indispensável que o funcionário conheça os termos técnicos empregados na área que trabalha, já que esses podem sintetizar muitas expressões e explicações. “O profissional precisa realizar um estudo prévio antes de escrevê-lo. É importante também saber que nem sempre os projetos serão mostrados de forma interna. O público externo (dependendo do objetivo do projeto) tem que ter a capacidade de entendimento de forma facilitada. Então, ‘encher linguiça’ nunca é a melhor opção."

Apresentação em Power Point – Para apresentar um documento em forma de slides é imprescindível obedecer à lógica sequencial de início, meio e fim, além de fazer uma síntese com pouco texto e com figuras ilustrativas. Porém, o trabalhador deve tomar cuidado para não exagerar nas imagens e efeitos. Carlos Frederico aconselha: “Faça um planejamento antes de começar a inserir os dados no programa, veja o que é realmente importante colocar. Dê destaque para aquilo que é essencial, use negrito ou outro recurso para chamar a atenção. Domine as informações contidas nos slides, não coloque figuras de difícil compreensão ou visualização e não crie muitos links ou níveis, pois deixa a plateia perdida”.

Praticar é o lema

De acordo com o administrador, o profissional deve buscar ler sobre diversos assuntos. “Não existe muito segredo: quem lê de forma frequente tem maiores probabilidades de ter uma boa escrita. Quem pratica também.”

Para os que possuem uma espécie de bloqueio na hora de escrever, Carlos Frederico explica que algumas pessoas nascem com o dom da escrita e tem maiores facilidades. Contudo, todos podem desenvolver a habilidade. “Atualmente, existem cursos que ensinam ter uma melhora nesta atividade técnica. O profissional deve procurar cursos de redação associada à oratória,” aconselha.

As empresas querem encontrar em um documento informações objetivas, nas quais todos possam desempenhar suas atividades de forma planejada, informa Carlos Frederico. E ele ainda acrescenta: “Quando o documento tem a finalidade de levantamento ou estudo, esse tem que apresentar dados sólidos e verdadeiros”.

O administrador finaliza lembrando que a regra para a elaboração de um documento é o bom senso. Para aqueles que desejam ter uma noção de como estruturar esse tipo de trabalho, há modelos de relatórios, requerimentos, atas e projetos disponíveis na internet ou em livros específicos de um setor profissional.